Sprawozdania finansowe drogą elektroniczną już kilka lat temu stały się obowiązkowe. Kto jednak dokonuje podpisu takiego sprawozdania, kiedy rzecz ma miejsce w przypadku spółek?
Kto może podpisać e-sprawozdanie
Podpisanie finansowego e-sprawozdania następuje za pomocą bezpiecznego kwalifikowanego, elektronicznego podpisu lub też profilu zaufanego na koncie ePUAP. Zachodzi jednak istotne pytanie – kto naprawdę jest uprawniony, jak i zobowiązany do złożenia odpowiedniego podpisu? Brak jego podpisu lub złożenia przez osobę nie uprawnioną do tego powoduje nieważność złożonego protokołu.
W przypadku spółek prawa handlowego obowiązkowe są sprawozdania finansowe – a co w przypadku, gdy podmiot reprezentowany jest przez zarząd składający się z kilku osób? W takim przypadku wszyscy jego członkowie zobowiązani są do złożenia swoich podpisów pod tym raportem elektronicznym. Jeśli choć jeden z nich nie zostanie podpisany, raport nie będzie spełniał wymogów ustawy o rachunkowości i zostanie sklasyfikowany jako nieważny. Dobrze jest pamiętać, że członkowie zarządu spółki nie mogą upoważnić tylko jednego członka tego organu do podpisania e-raportu.
Stary obowiązek w nowej formie
W rzeczywistości e-sprawozdania finansowe nie nakładają żadnych nowych obowiązków na podmioty, które muszą dokumentować swoją działalność gospodarczą – zobacz więcej: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/sprawozdawczosc-i-raportowanie/e-sprawozdania-finansowe-dedykowane-rozwiazania-dla-firm.html. Obowiązek raportowania pozostaje ten sam. Nadal, jeżeli adresatem sprawozdania jest Krajowy Rejestr Sądowy – należy to uczynić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia raportu. W przypadku, gdy raport skierowany jest do Naczelnika Krajowej Administracji Skarbowej – należy to uczynić nie później niż 30 kwietnia roku po roku obrotowym. A jeżeli adresatem jest naczelnik właściwego urzędu skarbowego – należy to uczynić w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia raportu. Zmieniła się natomiast forma realizacji sprawozdania. Raporty elektroniczne są nowym sposobem wywiązania się z obowiązków wobec KRS i organów podatkowych. Warto pamiętać, że od 1 października 2018 r. tworzenie i przekazywanie sprawozdań finansowych w formie papierowej jest bezskuteczne i spotka się z odrzuceniem.